Casos de uso

Automatizaciones pensadas desde Finanzas, para problemas que ocurren en Finanzas.

FACTURACIÓN B2C

Automatiza el tratamiento de grandes volúmenes de ventas procedentes de distintas plataformas, transformando los datos y dejándolos preparados para su contabilización y control.

PROCESOS FISCALES

Automatiza la preparación, transformación y validación de grandes volúmenes de datos para generar archivos preparados para procesos como el SII o su presentación ante la AEAT.

CONTABILIDAD

Automatiza la generación de asientos a partir de datos operativos, dejando la información preparada para su importación en el ERP:

Caso 1: Periodificación automática de suscripciones y ventas

Área: Contabilidad y Cierre

  • Problema: Cada cierre exige identificar ventas y suscripciones que corresponden a meses futuros y calcular manualmente qué parte debe diferirse, lo que genera riesgo de errores y pérdida de tiempo repetitiva.
  • Proceso: La información parte del detalle mensual de ventas/facturación (Billing) y debe convertirse en un ajuste contable por periodo, respetando la lógica de devengo, cuentas contables, signo, redondeo y formato de importación del ERP.
  • Automatización: Una capa de transformación de datos calcula la distribución temporal por meses, consolida los importes y genera automáticamente la estructura necesaria para el asiento contable.
  • Control: El proceso incorpora comprobaciones de cuadre automático entre el total a periodificar, el importe diferido y el asiento que se importará al ERP.
  • Resultado: El cierre deja de depender de cálculos y copias manuales repetidas cada mes, eliminando errores de transcripción y quedando preparado para escalar a nuevos periodos.
  • Entorno técnico: Excel / Power Query + Sage 200 (o ERP equivalente).

Caso 2: Automatización de facturación B2C multicanal y conciliación

Área: Ventas / Facturación / Tesorería

  • Problema: El elevado volumen de transacciones procedentes de múltiples plataformas y pasarelas de pago dificulta el control individual, la correcta atribución contable y la conciliación con los cobros reales.
  • Proceso: Se recibe la información transaccional de ventas, reembolsos, comisiones y liquidaciones bancarias, la cual requiere homogeneización antes de su registro financiero y fiscal.
  • Automatización: Se establece un flujo de transformación de datos que consolida las operaciones, desglosa bases e impuestos y prepara las agrupaciones necesarias para contabilizar ventas y comisiones.
  • Control: Validación de cuadre entre importes brutos, comisiones deducidas, liquidaciones netas de las pasarelas y entradas en la cuenta bancaria.
  • Resultado: Reducción drástica del tiempo de procesado masivo de ventas, trazabilidad completa del flujo del dinero y eliminación de discrepancias manuales en el cierre.
  • Entorno técnico: Power Query / Scripts de tratamiento de datos + Pasarelas de pago + ERP.

Caso 3: Transformación y validación de datos para procesos fiscales (SII / AEAT)

Área: Fiscal / Datos

  • Problema: La preparación de libros registro y archivos para el Suministro Inmediato de Información (SII) o modelos fiscales requiere extraer grandes volúmenes de datos del ERP, lo que suele derivar en revisiones y correcciones manuales registro a registro.
  • Proceso: La información de facturas emitidas y recibidas debe adaptarse a las estructuras, claves de operación, desgloses de IVA/retenciones y validaciones estrictas exigidas por la Agencia Tributaria.
  • Automatización: Se construyen reglas de transformación automática que aplican las equivalencias fiscales, validan la coherencia de NIF/CIF y formatean los archivos listos para su envío o carga.
  • Control: Filtros previos de comprobación de descuadres, campos obligatorios vacíos y claves incoherentes antes de la generación del fichero definitivo.
  • Resultado: Envíos fiscales en plazo, reducción del margen de error en la preparación y tranquilidad de contar con datos previamente auditados.
  • Entorno técnico: Power Query / SQL + Sage 200 / ERP + AEAT.

Caso 4: Reporting mensual automatizado y análisis de desviaciones

Área: Reporting y Controlling

  • Problema: Cada cierre mensual requiere extraer información de distintas tablas o sistemas y consolidarla en hojas de cálculo manuales para calcular ventas, KPIs y desviaciones frente a presupuesto, consumiendo días de trabajo de poco valor añadido.
  • Proceso: Es necesario conectar datos contables y operacionales de múltiples periodos, aplicar estructuras homogéneas de análisis y mantener métricas comparativas (Budget vs. Actual, YoY, MoM) actualizadas sin romper fórmulas.
  • Automatización: Se construye un modelo de datos unificado que automatiza la ingesta, limpieza y consolidación de la información contable/operativa en cada cierre.
  • Control: Validaciones automáticas que garantizan que los totales consolidados coinciden exactamente con la contabilidad antes de actualizar los cuadros de mando o informes.
  • Resultado: Reducción del tiempo de preparación del reporte a minutos, garantizando información fiables para la dirección y permitiendo al equipo centrarse en el análisis de negocio.
  • Entorno técnico: Power Query / SQL + Power BI / Excel + Sage 200.

Caso 5: Conciliación de plataformas de pago y tesorería

Área: Tesorería / Ventas / Operaciones

  • Problema: Cruce manual complejo y lento entre lo vendido en plataformas e-commerce, las liquidaciones netas abonadas por pasarelas de pago (descontando comisiones) y los extractos bancarios de entrada.
  • Proceso: Es necesario integrar ficheros de detalle (payouts, comisiones, devoluciones) procedentes de pasarelas como Shopify, Stripe o PayPal con la contabilidad de bancos y ventas.
  • Automatización: Se automatiza la ingesta de archivos de pasarelas en carpetas de origen, homogeneizando formatos y cruzando en segundo plano cobros, comisiones e importes liquidados.
  • Control: Generación de alertas automáticas ante descuadres de importes, diferencias por tipo de cambio/divisas o comisiones no registradas.
  • Resultado: Conciliación rápida y trazable del flujo financiero desde la venta hasta la cuenta bancaria, detectando incidencias o impagados al instante.
  • Entorno técnico: Power Query + Ficheros CSV/API + ERP / Excel.